Archiv für die Kategorie „Kassensystem“
3. August 2009 | 
Autor: Jeder, der heute mit Waren oder Dienstleistungen handelt und dafür Geld einnimmt, benötigt im Grunde genommen ein modernes Kassensystem. Ob Friseur oder Blumenladen, Boutique oder Pizzeria, überall hat sich das Warenangebot gesteigert. In Zeiten von sinkenden Umsätzen ist es für jeden einzelnen Unternehmer wichtig, Einnahmen und Ausgaben, sowie die Kostenentwicklung genau im Blick zu haben. Jeder gesparte Euro ist ein gewonnener Euro. Kassensysteme unterstützen den Unternehmer bei diesen wichtigen geschäftlichen Vorgängen. Jede Einnahme wird in ihnen verbucht, jeder verkaufte Artikel vom Lagerbestand abgezogen. Moderne Kommunikationssoftware macht es möglich, dass die gespeicherten Daten automatisch ausgelesen werden können und so in angeschlossenen Back Office Programmen, wie Warenwirtschaft, Buchhaltung, und so weiter ausgewertet werden können. Diese Auswertungen machen es jedem Unternehmer möglich, sich einen genauen Überblick über die betriebswirtschaftlichen Ergebnisse seines Unternehmens zu verschaffen. Die Stammdatenverwaltung, wie Änderungen der Artikelpreise, Eingabe von Rezepturen und ähnliches kann automatisch in die Kassensysteme übertragen werden, so dass jederzeit eine Fernsteuerung erfolgen kann. Tagesberichte, Monatsberichte, Auswertungen pro Artikel, das alles hilft dem Unternehmer, wichtige Entscheidungen bezüglich seines Betriebes zu treffen. Sehr von Vorteil ist auch die Erstellung von Bestellvorschlägen. Das macht es möglich, das Lager nur so groß wie nötig, aber so klein wie möglich zu halten. Übermäßige Lagerhaltung ist bei den heutigen Raum- und Energiekosten nicht ratsam. Lieferungen just in time sorgen außerdem dafür, dass immer frische oder neue Ware für den Kunden zur Verfügung steht. Aber nicht nur die offensichtlichen Vorteile von der betriebswirtschaftlichen Seite machen ein Kassensystem lohnend. Statistiken über Tagesumsätze und Umsatzspitzen helfen, den Personaleinsatz genauer zu planen. Mehr Personal bei großem Andrang, aber auch weniger, wenn nur geringe Umsätze zu erwarten sind. Und nicht zuletzt profitiert der Kunde von den effektiveren Arbeitsabläufen, wenn er ganz einfach nicht so lange an der Kasse warten muss, wenn er schneller bedient wird, wenn auf seinem Kassenbon aus dem Kassensystem alle Artikel mit allen Details ordentlich ausgedruckt werden. Und wenn im Imbiss die Verkäuferin pro bestelltem Produkt nur noch eine vorprogrammierte Taste auf dem Kassensystem drückt, anstatt mühsam die auswendig gelernten Preise auf dem Pergament zu addieren, freut das den Kunden ganz sicher und er kommt gern noch mal wieder. Neue Kundenbindungssysteme sorgen für ein gutes Gefühl, wenn für den getätigten Umsatz noch Bonuspunkte vergeben werden. Gesteuert wird auch das mit Hilfe vom Kassensystem. Die Investition in Kassensysteme macht also sowohl für die unternehmerische Seite eines Betriebes Sinn, als auch für die nicht unwichtige Kundenbindung und den verbesserten Kundenservice. Gesparte Kosten, schnellerer Service, besserer Überblick über die Personalplanung, das alles ist ein großer Vorteil, den Kassensysteme heute bieten.
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Alle Betriebe mit Bargeldumsätzen sind auf die Unterstützung durch ein Kassensystem oder eine Registrierkasse angewiesen, um die Umsätze in einer täglichen Abrechnung zusammenzufassen. Regelmäßig und meist unangekündigt führen Finanzbehörden eine Betriebsprüfung durch, um die betriebliche Buchhaltung auf eine korrekte Buch- und Kassenführung hin zu überprüfen. Da sind natürlich auch sämtliche Belege, die ein Kassensystem erstellt, innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorzulegen, ebenso wie sämtliche anderen Belege wie Rechnungen und Lieferscheine. Die Kassenführung kann bei einem modernen Kassensystem auch über die Kassensoftware erledigt werden, so dass kein gesondertes Anwendungsprogramm angeschafft werden muss. Insbesondere spart das erhebliche Investitions- und Folgekosten, wenn auch die Restliche Buchhaltung über die Kassensoftware gebucht wird, was für ein modernes Kassensystem kein Problem ist. Für den Back-Office-Bereich werden alle nötigen Daten zur Verfügung gestellt, die zur Verbuchung notwendig sind. Im Frontbereich moderner POS-Kassensysteme wird den Kunden lediglich bekannt, dass ein Kassensystem mit einem Scanner die Barcodes ausliest und mit Daten aus der Software verknüpft und dem jeweiligen Verkaufsvorgang zuordnet. Dass zum Beispiel die Waagen der Fleischabteilung in einem Supermarkt ebenfalls dem Kassensystem zuarbeiten, dürfte ebenfalls leicht erkennbar sein. Denn die von den Waagen ausgedruckten Bons sind nicht nur leserlich mit den Mengen-, Waren- und Preisangaben versehen, sondern auch mit einem Barcode bestückt, der wiederum vom Scanner erkannt wird. Auch ein Pfandautomat druckt in dieser Form Bons aus, die als Gutschrift dem Verkaufsvorgang zugeordnet und im Kassensystem entsprechend verarbeitet werden. Auch diese Verbuchungen im Kassensystem werden bei einer Betriebsprüfung auf Richtigkeit hin geprüft und im Zweifelsfall beanstandet. Da die meisten Betriebe aber korrekt arbeiten, dürfte es so viele Gründe zur Beanstandung nicht geben. Dennoch wird derzeit ein Gesetz auf den Weg gebracht, dass die Nachrüstung mit einem sogenannten Fiskalspeicher in einem Kassensystem ebenso erfordert wie für jede andere Kasse und Registrierkasse auch. Damit sollen Schwarzarbeit und Steuerhinterziehung erschwert und uninteressant werden.
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Eigentlich gibt es doch eine Menge guter Gründe für Investitionen, oder? Momentan halte ich die Lage noch für ziemlich entspannt, zumindest was den Konsum seitens der Kunden im Einzelhandel betrifft. Denn trotz der inzwischen seit Monaten drohenden Krise geben die Leute in gewohnter Weise Geld aus. Nach wie vor gilt natürlich das Geiz-ist-geil-Prinzip. Aber immerhin, die Leute kaufen. Und solange die Arbeitsplätze nicht wegrationalisiert werden, bleiben die Einkünfte wie bisher und Ausgaben können auch getätigt werden. Warum dann nicht die Gelegenheit nutzen? Mit der drohenden Krise wird nicht nur alles für den Endverbraucher günstiger. Auch Dienstleistungen und Waren innerhalb von Industrie und Handel werden billiger. Die Gelegenheit sollte, finde ich, jeder nutzen, der Investitionen geplant hat oder wo sie wirklich nötig sind. Denn wenn diese Investitionen getätigt werden, bleiben Arbeitsplätze erhalten. Darüber freut sich nicht nur jeder der seinen Job behält, sondern auch jede Kommune, die dann für keine Zusätzlichen Leistungen aufkommen muss. Das allein halte ich schon für einen richtig guten Erfolg. Die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter sollte da auf der to-do-Liste für Investitionen jedes Betriebes ziemlich weit oben stehen. Denn gut ausgebildete und informierte Mitarbeiter sind wichtiges Kapital. Außerdem können sie Kunden viel qualifizierter Beraten, egal ob im Einzelhandel oder in einem Industriebetrieb. Einzelhändler könnten beispielsweise auch in neue Kassen, Registrierkassen oder Kassensysteme investieren. Die neuen Geräte würden viele Arbeitsabläufe im Betrieb erleichtern, auf der anderen Seite beim Kassenhersteller auch quasi Arbeitsplätze sichern. Außerdem ist die Anschaffung von neuer Kassensoftware deshalb von Vorteil, weil gesetzliche Vorgaben einzuhalten sind. Obwohl: Betriebe die so veraltete Kassen nutzen kann es eigentlich schon nicht mehr geben. Denn mit der Generation der Geschäftsinhaber sind auch die Geschäfte gestorben. Oder von Nachfolgern übernommen worden, die dann sofort in Kassen und Registrierkassen investiert haben. Schließlich muss eine Kasse ebenso wie eine Registrierkasse und auch ein Kassensystem Belege erstellen, die folgende Daten beinhalten: Name des Unternehmens, Datum des Einkaufs, die Belegnummer, die Umsatzsteueridentifikationsnummer, den Nettobetrag der Waren und den Betrag der Mehrwertsteuer, die Kassen/Terminalnummer, die Bedienernummer, einen Beschreibungstext der Ware, sowie eine Dankesformel für den getätigten Einkauf. Ein Beleg aus der Kasse ist für den Kunden bestimmt. Ein zweiter Beleg dient zum Nachweis für die betriebliche Buchhaltung und zur Vorlage bei Betriebsprüfungen. An Kassen und Kassensysteme werden also hohe aber erreichbare Ansprüche gestellt. Vor allem die Kassenhersteller sind da sicher die richtigen Anbieter von modernen Kassensystemen. Doch sie sind auch in der Pflicht, weitere Kassen und Kassensoftware zu entwickeln, damit diese auch in Zukunft gesetzlichen Verordnungen zu genügen. Wenn die Nutzer einer Kasse, einer Registrierkasse oder eines Kassensystems zufrieden sind, dürfte es für den Hersteller ein leichtes sein, mit dem Unternehmer einen Servicevertrag zu schließen. Denn mit regelmäßigen Wartungsdiensten bleiben die Geräte auch in gutem Zustand. So ist beiden Seiten geholfen: der Händler hat eine gut funktionierende und leicht zu bedienende Kasse, der Hersteller hat einen Kunden dauerhaft an sich gebunden und kann dadurch mit regelmäßigen einnahmen rechnen.
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Neben dem Einzelhandel sind Kassen auch in Hotels zu finden. Denn Hotels sind ebenfalls Wirtschaftsunternehmen, die ihre Einnahmen und Ausgaben gegenzurechnen haben. Die Kassensysteme bei Einzelhändlern und Hotels müssen sich nicht groß unterscheiden - zumindest im Bereich Software. Sicher sind Einzelhandel und Hotelgewerbe durch ihr Angebot zu unterscheiden - Warenverkauf und Angebot von Dienstleistungen. Aber im Prinzip kann das Kassensystem des Hotels sehr ähnlich wie das des Einzelhandels installiert werden. Denn auch im Hotel gibt es verschiedene Bereiche, von denen aus Module zum Hauptbereich der Kasse verbunden werden können. Im Empfangsbereich werden die nötigen Grunddaten des Gastes aufgenommen und im Kassensystem des Hotels erfasst. Und dann kann jedes Hotel für sich entscheiden, welche Bereiche an das Kassensystem angeschlossen werden. Ist beispielsweise ein Wellnessbereich dem Hotel angegliedert, kann hier ein Modul installiert werden, welches nach Dateneingabe vom Gast genutzte Angebote an die Datenbank des Kassensystems übermittelt. Ebenso ließen sich vom Hotelrestaurant aus Daten übermitteln. Es gibt sogar die Möglichkeit - zumindest in wenigen Hotels der obersten Luxuskategorie - dass Gäste sich von Einzelhandelsgeschäften Waren zu Ansicht aufs Hotelzimmer bringen lassen. Bei einer Kaufentscheidung tritt das Hotel in Vorkasse und wird diesen Vorgang dem Gast über das hauseigene Kassensystem mit auf die Rechnung buchen. Doch auch Besuche des hoteleigenen Restaurants können dem Gast über der Kasse zugehörige Mobilteile der Rechnung zugeordnet werden. Und betriebsintern kann es noch Anmeldungen seitens der betrieblichen Buchhaltung an das Kassensystem geben. Ebenso kann die Wäscherei des Hauses eine Datenbank innerhalb der Kasse für statistische Zwecke bedienen, wie auch die Personalplanung des Hotels auf statistische und realistische Werte aus dem Kassensystem zurückgreifen kann. Hiermit ist dann eine Optimierung der Personalplanung, zumindest in Teilen, möglich. Auch gibt es die Anmeldung seitens des Küchenteams an das Kassensystem. Denn erstens kann das Küchenteam erkennen, in welchen Mengen zum Beispiel Frühstück herzurichten ist. Außerdem kann in Gegenrichtung ein Modul an die Kasse angeschlossen werden, womit Bestellungen von Lebensmitteln an die Verwaltung gereicht werden können. Es können z. B. für frische Lebensmittel wie Obst und Gemüse Verträge mit Erzeugern aus der Region geschlossen werden. Sicher wäre es ein Leichtes, nach Bedarfsermittlung eben beim Lieferanten telefonisch die Bestellung abzugeben. Ob vom hoteleigenen Kassensystem aber auch die Möglichkeit besteht, eine direkte Verbindung zum Lieferanten herzustellen weiß ich nicht. Ich kann es mir aber gut vorstellen, dass eine solche Verbindung möglich ist und dass der Lieferant die Bestellung auf einem Display angezeigt bekommt oder über ein Ausgabegerät gedruckt bekommt. Auch könnte dann beim Lieferanten ein Computer angeschlossen sein, womit er die Rechnungsstellung abwickeln kann. Aber wie gesagt, die Möglichkeit der Verbindung von der Hotelkasse zum Gemüselieferanten ist mir noch nicht bekannt. Die Durchführbarkeit halte ich aber für machbar.
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