Artikel-Schlagworte: „Kassensoftware“
20. Mai 2009 | 
Autor: Gastronomiebetriebe wie Restaurants gehören zu dem Teilbereich im Gastgewerbe, der sich um die Verköstigung zahlender Gäste kümmert, wobei die Umsätze über ein Kassensystem erfassen und abrechnen. In der Gastronomie gibt es verschiedene Unterbranchen, wie zum Beispiel die Systemgastronomie oder die Erlebnis- und die Eventgastronomie. Aber unabhängig von der konzeptionellen Ausrichtung eines Gastronomiebetriebes ist es ab einer gewissen Betriebsgröße anzuraten, ein Kassensystem zu nutzen, womit nicht nur die Verkäufe von Speisen und Getränken zu erfassen. Bei besonderen Veranstaltungen in der Gastronomie können dem Kassensystem noch zusätzliche netzwerkfähige Kassen und Registrierkassen angegliedert werden, die beispielsweise im Eingang Eintrittsgelder einnehmen, um unter anderem beispielsweise Gagen zu finanzieren. Bei Events zusätzlich genutzte Schankanlagen können ebenfalls mit einer zusätzlichen netzwerkfähigen Kasse bestückt werden, die ihre Erfassungsdaten dann der Kassensoftware im Kassensystem zur Verfügung stellen. Mobile Kassen sind in der Gastronomie ebenfalls sehr beliebt und in Verbindung mit Kellnerrufsystemen erhebliche Erleichterungen in der Arbeit der Servicekräfte bringen. Denn Gäste können selbst bestimmen, wann sie für die Bestellung oder den Wunsch zu zahlen nach dem Kellner rufen möchten, und Bestellungen werden mit mobilen Kassen per Funk an Küche, Schankanlage und Kassensystem übertragen. Das erspart viele Wege, die nicht mehr zurückgelegt werden müssen. Die Entlastung ist nicht nur der positiveren Arbeitsmoral zuträglich, sondern auch die gesundheitliche Belastung wird vermindert. Hinzu kommt noch der enorme Vorteil, dass in der durch mobile Kassen eingesparten Zeit zusätzliche Gästebetreuung stattfinden kann und weitere Bestellungen aufgenommen werden können. In der Kassensoftware, die im Kassensystem zur Verfügung steht, werden sämtliche Daten zum einen bis zur Rechnungsstellung bereitgehalten und zum anderen auch für die tägliche Umsatzabrechnung zur Verfügung gestellt. So ist eine mobile Kasse eine enorme Unterstützung für die Mitarbeiter. Hinzu kommt, dass mit einem modernen Kassensystem auch die Arbeitszeiterfassung getätigt werden kann, ebenso wie auch die Personaleinsatzplanung mit dem Kassensystem durchführbar ist. Mit einem guten Kassensystem ist in der Gastronomie also so viel Hilfe und Unterstützung zu erwarten, dass für all diese mit einem Kassensystem möglichen Erfassungen keine zusätzlichen Verarbeitungssysteme angeschafft werden müssen. Da auch seitens der Buchhaltung mit der Kassensoftware gearbeitet werden kann, sind auch hier keine zusätzlichen Softwarelösungen notwendig. All das vermeidet in erheblichem Umfang Anschaffungs- und Folgekosten, die ja aktiv vermieden werden, wenn ein Kassensystem genutzt wird. Dabei gibt es sogar noch eine weitere Vernetzungsmöglichkeit von einem Kassensystem zu einem anderen Kassensystem, worauf sicher noch längst nicht jeder gekommen ist: mit einer Vernetzung zweier oder mehrerer Kassensysteme zwecks Informationsaustausches können auch Gastronomiebetriebe dahingehend zusammenarbeiten, dass man gemeinsam gegen Randalierer vorgeht. Man kann sich über das Kassensystem gegenseitig informieren, wenn Gäste auffällig sind oder sogar Hausverbot bekommen haben.
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Alle Betriebe mit Bargeldumsätzen sind auf die Unterstützung durch ein Kassensystem oder eine Registrierkasse angewiesen, um die Umsätze in einer täglichen Abrechnung zusammenzufassen. Regelmäßig und meist unangekündigt führen Finanzbehörden eine Betriebsprüfung durch, um die betriebliche Buchhaltung auf eine korrekte Buch- und Kassenführung hin zu überprüfen. Da sind natürlich auch sämtliche Belege, die ein Kassensystem erstellt, innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorzulegen, ebenso wie sämtliche anderen Belege wie Rechnungen und Lieferscheine. Die Kassenführung kann bei einem modernen Kassensystem auch über die Kassensoftware erledigt werden, so dass kein gesondertes Anwendungsprogramm angeschafft werden muss. Insbesondere spart das erhebliche Investitions- und Folgekosten, wenn auch die Restliche Buchhaltung über die Kassensoftware gebucht wird, was für ein modernes Kassensystem kein Problem ist. Für den Back-Office-Bereich werden alle nötigen Daten zur Verfügung gestellt, die zur Verbuchung notwendig sind. Im Frontbereich moderner POS-Kassensysteme wird den Kunden lediglich bekannt, dass ein Kassensystem mit einem Scanner die Barcodes ausliest und mit Daten aus der Software verknüpft und dem jeweiligen Verkaufsvorgang zuordnet. Dass zum Beispiel die Waagen der Fleischabteilung in einem Supermarkt ebenfalls dem Kassensystem zuarbeiten, dürfte ebenfalls leicht erkennbar sein. Denn die von den Waagen ausgedruckten Bons sind nicht nur leserlich mit den Mengen-, Waren- und Preisangaben versehen, sondern auch mit einem Barcode bestückt, der wiederum vom Scanner erkannt wird. Auch ein Pfandautomat druckt in dieser Form Bons aus, die als Gutschrift dem Verkaufsvorgang zugeordnet und im Kassensystem entsprechend verarbeitet werden. Auch diese Verbuchungen im Kassensystem werden bei einer Betriebsprüfung auf Richtigkeit hin geprüft und im Zweifelsfall beanstandet. Da die meisten Betriebe aber korrekt arbeiten, dürfte es so viele Gründe zur Beanstandung nicht geben. Dennoch wird derzeit ein Gesetz auf den Weg gebracht, dass die Nachrüstung mit einem sogenannten Fiskalspeicher in einem Kassensystem ebenso erfordert wie für jede andere Kasse und Registrierkasse auch. Damit sollen Schwarzarbeit und Steuerhinterziehung erschwert und uninteressant werden.
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In einem münsterländischen Wallfahrtsort hat am 25. April die diesjährige Wallfahrtssaison begonnen. Bis weit in den Herbst hinein werden mehrere zehntausend pilgernde Besucher in Gruppen und auch als Einzelpersonen erwartet. Das ist für die örtliche Gastronomie Jahr für Jahr ein mehrmonatiger Zeitraum, in dem die Umsätze durch auswärtige Gäste zusätzlich gesichert und gesteigert werden. Eine Registrierkasse wird in immer mehr Gastronomiebetrieben durch eine Netzwerkkasse oder ein Kassensystem ersetzt. Die hiermit mögliche Erleichterung und Vereinfachung vieler Arbeitsabläufe stellt eine enorme Kostensenkung dar. Mit einer mobilen Kasse werden Bestellungen mit einem Funksignal an Bondrucker in der Küche und an der Schankanlage übertragen. Zum einen werden den Kellnern entsprechende Wege gespart, in dieser Zeit können Gäste betreut und weitere Bestellungen aufgenommen werden. Zum anderen werden die Bestellungen ebenfalls per Funkübertragung an die Kassensoftware übertragen, was einen zusätzlichen Weg und den Zeitaufwand der manuellen Erfassung im Kassensystem erübrigt. Insgesamt bergen mobile Kassen also eine erhebliche Zeiteinsparung, was auch eine enorme Zeiteinsparung bedeutet. Kostensenkung ist eben auch in der Gastronomie sehr wichtig. Außerdem kann in der Gastronomie über moderne Kassensysteme die Arbeitszeiterfassung erfolgen, was den Einsatz zusätzlicher Geräte- und Softwarelösungen vermeidet. Auch hier ist die Aufwandssenkung das Zauberwort. Gäste werden die vielen Möglichkeiten moderner Kassen eher nicht erahnen können, weil vieles in der Kassensoftware und im back-office-Bereich stattfindet. So dürfte auch jedem Gast verborgen bleiben, dass mit Hilfe von Netzwerkkassen auch die Warenhaltung von der Bestellung bis hin zur Menüausgabe über eine leistungsfähige Kassensoftware möglich ist. Durch die mögliche Kostensenkung mit Hilfe einer leistungsfähigen Kasse sind natürlich auch positive Umsatzveränderungen erkennbar. Und auch die können als Statistik in einem guten Kassensystem erarbeitet, hinterlegt und als Anlage zum buchhalterischen Betriebsergebnis genutzt werden. Die Weiterentwicklung ist natürlich auf einem ständig fortschreitenden Weg, womit in der Folge natürlich auch Arbeitsplätze bei Kassenherstellern gesichert werden. Denn immer neue Notwendigkeiten und Möglichkeiten, die es mit Kassen gibt, werden immer wieder neue Geräte benötigt. Entwickler und Produktionsmitarbeiter sind somit auch bei Kassenherstellern gefragte Mitarbeiter.
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Allein in der EU haben sich auf politischer Ebene siebenundzwanzig Staaten zusammen getan. Aber es sind insgesamt sechsundvierzig Staaten, deren Territorium sich auf dem europäischen Kontinent befindet. Dabei kann Europa aber auch ziemlich klein sein, nämlich gastronomisch betrachtet. So sind allein in Köln Restaurants ansässig, die Köstlichkeiten aus zwölf europäischen Ländern zu bieten haben. Damit hat sich quasi beinahe die Hälfte des politisch zusammengerückten Europas getroffen. Ob aber nun deutsche, europäische oder andere internationale Küche: in Deutschland gelten Steuergesetze, die auch von der Gastronomie zu beachten sind. So sind für alle Verkäufe Belege zu erstellen, die eine Vielzahl von Daten enthalten. Ein Beleg ist auf Wunsch dem Gast auszuhändigen, ein weiterer Beleg dient der täglichen Umsatzabrechnung. Dieser ist bei einer Betriebsprüfung auch den Finanzbehörden vorzulegen. In der Gastronomie sind immer mehr Netzwerkkassen in einem Kassensystem zu sehen. Natürlich könnten auch einfache Registrierkassen die notwendigen Belege erstellen. Aber mit einem Kassensystem bestehend aus Netzwerkkassen, mobilen Kassen und leistungsfähiger Kassensoftware lässt sich besonders in der Gastronomie noch so viel mehr erledigen. Es muss kein zusätzlicher PC-Arbeitsplatz eingerichtet werden, da die Kassensoftware eines Kassensystem auch Anwendungen übernehmen kann, die eine Registrierkasse nicht in der Lage ist zu tun. So kann über eine Netzwerkkasse ebenso die Arbeitszeiterfassung erfolgen wie die Dienstplanung für die Mitarbeiter. Auch die Warenhaltung von der Rohstoffbestellung bis zum Menü-Verkauf an den Gast kann über Netzwerkkassen im Kassensystem verwaltet werden. Aber abgesehen davon, dass moderne Kassensysteme in beinahe jedem Restaurant zu finden sind, kann davon ausgegangen werden, dass selbst recht dicht gedrängt mehrere internationale Restaurants sich gegenseitig kaum Konkurrenz machen werden. Jedes Restaurant wird seine Stammgäste haben, die regelmäßig dort essen gehen und gelegentlich auch weitere Gäste mitbringen. Und selbst wenn ein Stammgast gelegentlich woanders zu speisen gedenkt, dürfte das kein Beinbruch sein. Da wird die tägliche Umsatzabrechnung mit der genutzten Kasse nicht gleich so schlecht ausfallen, dass das Lokal geschlossen werden muss. Natürlich ist ein modernes Kassensystem wichtig, um den Gastronomiebetrieb täglich abrechnen und auch weitestgehend verwalten zu können. Aber auch die sonstige Ausstattung und Einrichtung ist nicht unwichtig. Hinzu kommt, dass in vielen Bereichen die Sicherheit stimmen muss, und in jedem Bereich stimmen sollte. Stolperfallen sind zu vermeiden, dazu sind beispielsweise mobile Kassen geeignet, die kabellos im gesamten Restaurant einsetzbar sind. Auch ein vorhandenes Kellnerrufsystem kann ohne Verkabelung installiert werden, die Akkus werden außerhalb der Geschäftszeiten an Ladestationen aufgeladen. Gut durchdachte Kassen-Lösungen sind in der Gastronomie beinahe unverzichtbar. Denn die Arbeitserleichterung, wodurch immense Kosten eingespart werden können, ist enorm.
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Der Wochenmarkt ist ein regelmäßig wöchentlich stattfindender Markt. Dort werden überwiegend frische Lebensmittel wie Obst, Gemüse, Fisch, Fleisch und Milchprodukte wie Käse und Joghurt angeboten. Es sind auf Wochenmärkten aber Händler mit den Waren Blumen/Pflanzen ebenso vertreten, wie Händler mit Kurzwaren und Tischwäsche auch. Meist sind mehrere Anbieter mit gleichen Produkten vor Ort, die natürlich in direkter Konkurrenz zueinander stehen. Vielerorts finden Wochenmärkte auch mehrmals in der Woche statt. Viele Kommunen und Städte organisieren den jeweiligen Wochenmarkt selbst. Meist ist dann das örtliche Ordnungsamt verantwortlicher Veranstalter. Ich weiß von einem Obst- und Gemüsehändler auf dem Wochenmarkt in meinem Wohnort, dass er mit einer elektronischen Kasse ausgerüstet ist. Mit einer Waage werden die Gewichtsmengen und die Preise ermittelt, ein Bon wird ausgedruckt. Von der Waage aus wird am Ende des Erfassungsvorgangs mit einem Tastendruck ein Signal an die Kassenschublade übermittelt, womit das Fach dann geöffnet wird. Die Aufbewahrung des Bargeldes hat also auch auf dem Wochenmarkt ein gewisses Maß an Sicherheit. Nach wie vor gibt es natürlich auch noch einige Wochenmarkt-Händler, die keine elektronischen Kassen zur Verfügung haben. Da werden die Einnahmen dann manuell erfasst und in einer Geldkassette aufbewahrt. Allerdings ist das immer seltener der Fall. Immer häufiger sind auch auf Wochenmärkten mobile Kassen im Einsatz, die auf elektronischem Weg die Umsätze aufsummieren. Da die meisten Stände auf dem Wochenmarkt ohnehin mit Strom zu versorgen sind, um Kühlungen für Fleisch und Milchprodukte zu betreiben oder auch Licht zu installieren, ist die Inbetriebnahme von Kassensystemen, Registrierkassen oder einer mobilen Kasse auch mit Stromversorgung möglich. Aus Umweltgesichtspunkten ist der Einkauf auf Wochenmärkten durchaus empfehlenswert. Denn die Anbieter verkaufen meist Produkte aus eigener Herstellung und Produktion und haben entsprechend kurze Transportwege. Allein schon die Energieeinsparung ist enorm. Auch werden, besonders bei Obst und Gemüse immer Waren der Saison angeboten, wodurch dann keine unnötige Bewirtschaftung von Gewächshäusern erforderlich ist. Der meist biologische Anbau erfordert natürlich durch den hohen Arbeitsaufwand höhere Verkaufspreise. Aber auch in Supermärkten sind Biowaren teurer, auch deswegen, weil hier in aller Regel weitere Transportwege und dadurch zusätzlich höhere Kosten entstehen. Natürlich ist der Arbeitsaufwand in Supermärkten ein ganz anderer, so dass hier auch Bioprodukte maximal so teuer sind wie auf einem Wochenmarkt. Mit modernen Kassensystemen wird im Supermarkt und auch beim Discounter viel Arbeitsaufwand erleichtert oder ganz ersetzt. Beispielsweise die Arbeitszeiterfassung kann hier über die Kassensoftware erfolgen. Auch Warenbestellungen und Liefereingänge können mit einem Kassensystem erfasst werden. Die Verkäufe werden als Warenausgang in der jeweiligen Datenbank gegengerechnet. Damit ist ein ständig aktueller Warenbestand erkennbar. Kassensysteme können auch mithilfe der gespeicherten Daten Bestellvorschläge ermitteln, in der Kassensoftware hinterlegte Bestellformulare (teil-) ausfüllen und diese auch an Lieferanten oder an das zentrale Warenlager eines Konzerns übermitteln. Klassische Registrierkassen sind im Supermarkt eigentlich kaum noch zu finden. Eine Registrierkasse ist noch in kleinen Geschäften in Gebrauch, wo Kundenandrang und Umsatzvolumen entsprechend überschaubar sind.
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